문서 및 자료의 정리
가. 중요성
체계적인 문서 관리는:
- 업무 효율성 향상
- 분쟁 예방
- 법적 증빙 확보
- 고객 신뢰 구축
나. 문제점 및 현 실태
일반적인 문제점:
- 문서 분실 위험
- 검색 시간 낭비
- 보관 공간 부족
- 보안 취약
다. 대안 제시
전자문서 시스템:
-
클라우드 스토리지
- Google Drive, Dropbox
- 언제 어디서나 접근
- 자동 백업
-
문서 관리 프로그램
- ERP 시스템 활용
- 체계적 분류
- 버전 관리
-
보안 대책
- 암호화
- 접근 권한 설정
- 정기 백업
물리적 문서 관리:
- 연도별, 고객별 분류
- 라벨링 시스템
- 정기적인 정리
- 폐기 기준 수립